办公室日常管理制度

　　一、办公室管理条例
　　第一章 总则
　　第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
　　第二章 细则
　　第二条 服务规范：
　　1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方；
　　2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；
　　3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；
　　4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；
　　5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
　　第三条 办公秩序
　　1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
　　2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
　　3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
　　4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
　　5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
　　第三章 责任
　　本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。
　　二、办公室物资管理条例
　　第一章 总则
　　为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。
　　第二章 物资分类
　　1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
　　2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等
　　3.管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
　　4.个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；
　　5.实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。
　　第三章 办公用品物资采购
　　1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。
　　申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。
　　2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：
　　1)定点：公司定大型超市进行物品采购。
　　2)定时：每月月初进行物品采购。
　　3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。
　　4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
　　第四章 物资领用管理
　　1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：
　　2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用
　　3.管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用
　　4.贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用
　　5.实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状
　　第五章 公司物资借用
　　1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可
　　2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还
　　3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
　　第六章 附则
　　1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。
　　2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
　　3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。
　　三、传真使用管理办法
　　(一)、总则：为加强公司传真使用管理，特制定本办法。
　　(二)、使用范围
　　1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。
　　2.使用范围包括本地、国内、国际传真。
　　(三)、传真的接收管理
　　1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。
　　2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。
　　3.公司传真机应随时处地开机接由状态。
　　(四)、传真的发送管理
　　1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。
　　2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。
　　3.传真原件留存行政部。
　　(五)、附则
　　传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。
　　四、公司值班管理条例
　　一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。
　　二、管理体制
　　1.员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；
　　2.部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。
　　三、管理要点和内容
　　(一).员工值日。
　　1.目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；
　　2.一般以工作时间为责任时间；
　　3.值班要点：
　　1).巡察办公场所保洁情况；
　　2).电话记录、处理、转送；
　　3).领导交办任务。
　　(二).部门主管值班
　　1.目的：以公司业务工作为主；
　　2.一般以下班时间或节假日为值班时间；
　　3.值班要点：
　　1).接待下班后来客；
　　2).处理未完成工作；
　　3).处置下班后的突发、紧急事件；
　　4).值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；
　　5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；
　　6).值班人员要按规定准确填写值班日志。
　　四.值班规定
　　1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；
　　2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；
　　3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；
　　4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；
　　5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；
　　6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。
　　五.接听值班电话应注意：
　　1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；
　　2.使用语言文明，切忌粗声粗气；
　　3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；
　　4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；
　　5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；
　　6. 除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；
　　7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；
　　8.根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。

办公室管理条例、办公室物资管理条例、公司考勤管理条例等。

1、公共区域：包括办公室走到、会议室、卫生间、以及垃圾的清理由保洁人员负责。
个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行打扫

2、各部门的工作人员要自觉维护好办公区域的清洁卫生，包括办公用品、地板、桌面的清洁卫生，做到场净室洁，物品摆放整齐、有序，并落实到个人。若在卫生抽查过程中发现不合格者

3、公共区域环境卫生应做到以下几点：

1）保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土、无死角；

2）保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。

3）保持卫生间、洗手池内无污垢，经常保持清洁。

4）保持卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐。

5）垃圾篓摆放紧靠卫生间并及时清理，无溢满现象。

6）卫生间的水桶应每天都乘满。

4、个人区域的卫生管理应做到以下几点：

1）办公桌面：办公桌面只能摆放必需物品，其他物品应放在个人抽屉，暂不需要的物品就摆回柜子里，不用的物品要及时清理掉。

2）电脑键盘要保持干净，下班或离开公司前电脑要关机。

3）不随地吐痰，不随地乱扔垃圾。

4）下班后整理办公桌上的用品，摆放整齐。

5）禁止在办公区域抽烟。

6）下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好，将一切电源切断后即可离开。

7）办公室门口及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶。

每周由指定人员对公共区域和个人区域的环境卫生进行抽查，如有发现不符合以上要求，罚每人10元/次

　　要根据办公事务和分工及单位实际制定管理制度，以下仅供参考：
　　办公室管理制度
　　第一章 总则
　　一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
　　二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
　　三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
　　四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
　　第二章 职责范围
　　一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
　　二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
　　三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
　　四、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
　　五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
　　六、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
　　七、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。
　　第三章 工作规范
　　一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
　　二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
　　第四章 办公室事务管理
　　一、 文书管理制度
　　文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
　　（一） 文件管理制度
　　第一条 管理要点
　　1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
　　2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
　　3、 制度类文件按照公司文章统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
　　4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
　　第二条 制度规范
　　1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
　　2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
　　3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
　　4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
　　5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
　　6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
　　7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
　　8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
　　9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
　　第三条 文件管理流程设计
　　1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
　　2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
　　3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
　　（二） 文书管理制度
　　第一条 管理要点
　　1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
　　2、 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
　　3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
　　4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文章与电子文章的同步更新。
　　第二条 制度规范
　　1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
　　2、 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
　　3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。
　　4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
　　5、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
　　6、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
　　7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
　　第三条 流程设计
　　起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
　　（三） 档案管理制度
　　第一条 管理要点
　　1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
　　2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
　　3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
　　第二条 制度规范
　　1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
　　2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
　　3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
　　4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
　　5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
　　6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
　　第三条 流程设计
　　根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
　　二、 办公用品管理制度
　　第一条 管理要点
　　1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
　　2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
　　3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
　　4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
　　第二条 制度规范
　　1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
　　2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。
　　3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
　　4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
　　5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
　　6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
　　7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
　　8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
　　第三条 管理流程设计
　　编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放
　　编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记
　　三、 图书管理制度
　　第一条 管理要点
　　1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
　　2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
　　3、 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
　　第二条 制度规范
　　1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
　　2、 按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
　　3、 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
　　4、 按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
　　5、 借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
　　6、 图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
　　第三条 管理流程设计
　　1、 申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记
　　2、 借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
　　四、 会议管理制度
　　第一条 管理要点
　　1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
　　2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
　　3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
　　4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。
　　5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
　　6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
　　第二条 制度规范
　　1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
　　2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
　　3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
　　4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
　　5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
　　第三条 管理流程设计
　　会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理
　　五、 清洁卫生管理制度
　　第一条 管理要点
　　1、 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
　　2、 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
　　3、 办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
　　第二条 制度规范
　　1、 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
　　2、 按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。
　　3、 清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
　　4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
　　5、 值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。
　　6、 未按要求清洁者，按照规定予以处罚。
　　第三条 流程设计
　　安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
　　六、 日常事务管理
　　（一） 接待管理
　　第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
　　第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
　　第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
　　第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
　　（二） 报刊收发整理
　　第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
　　第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
　　第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
　　第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。
　　第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
　　（三） 后勤管理
　　第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
　　第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
　　第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
　　第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
　　第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
　　第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表
　　（四） 文化宣传管理
　　第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
　　第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
　　第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
　　第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
　　第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
　　（五） 其他事务
　　第一条 名片制作、收发传真等其他事务。
　　第二条 负责公司文书的打印复印工作。
　　第三条 负责树木花卉的养护工作。
　　第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
　　附则
　　第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。
　　第二条 本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。

1、执行各项工作制度，协助领导领导做好日常工作。

2、负责公文的写作和处理，及时做好来文的登记、请办、分送、传阅、承办；发文的拟草、送审、打印、校对、印刷、缮印、装订、送发；文书档案的收集、整理、鉴别、保管、统计、移交、利用、销毁、立卷、归档等工作。

3、负责收发、印信、考勤工作，做好报刊、信函的订阅、分发和登记；印章的刻制、颁发、使用、缴销；介绍信（证明）的审批、填写、保管；按照考勤制度组织考勤、保存考勤资料。

4、负责会议的组织安排和综合性文稿的起草工作。

5、负责人事管理和年度考核等工作。

6、负责公共财产管理，办公用品的购置、发放，办公设施的改造、维修、维护等工作。

7、负责车辆的调度、维修保养及安全管理工作。

8、负责接待、活动、日常接待的安排及重要决议的督促、检查、督办。

9、完成领导交办的其他事项。

一、注重学习，增强能力，提升素质
二、注重服务，抬高标杆，提高质量
三、注重协作，团结共事，凝聚合力
四、注重协调，排除障碍，理顺关系
五、注重信息，辅助决策，推进工作
六、注重节俭，降耗增效，勤俭持家

　　档案管理制度

　　一、档案人员岗位责任制

　　1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

　　2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

　　3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

　　4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

　　5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

　　6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

　　7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

　　8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

　　9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。

　　10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

　　11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

　　二、档案保管制度

　　1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。

　　2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

　　4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。

　　5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。

　　6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。

　　7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。

　　8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

　　三、档案复制制度

　　1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。

　　2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。

　　3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

　　4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。

　　四、档案查借阅制度

　　1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。

　　2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

　　3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。

　　4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

　　5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

　　6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。

　　五、档案库房管理制度

　　为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。

　　1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。

　　2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。

　　3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。

　　4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。

　　六、档案立卷归档制度

　　1、归档范围

　　凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

　　2、归档时间

　　（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。

　　（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

　　（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。

　　3、归档要求

　　（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。

　　（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。

　　（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。

　　（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。

　　（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

　　4、归档手续

　　移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。

　　七、“三纳入”、“四参加”制度

　　1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。

　　2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。

　　3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。

　　4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。

　　5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。

　　档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。

　　八、档案史料编研制度

　　1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。

　　2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。

　　3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。

　　4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。

　　九、文书材料归档制度

　　1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。

　　（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。

　　（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。

　　（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。

　　（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。

　　2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。

　　3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。

　　4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。

　　5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。

　　6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。

　　7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。

　　8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：
　　装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；
　　不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；
　　图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

　　9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。

　　（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；
　　（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；
　　（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；
　　（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；
　　（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；

　　（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；

　　（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。

　　10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

　　11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

　　12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。

　　13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。

　　14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、档案移交制度

　　1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

　　2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

　　3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。

　　4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。

　　十一、会计档案管理制度

　　为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。

　　1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。

　　2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。

　　3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。

　　4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。

　　5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。

　　十二、声像档案管理制度

　　为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。

　　1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。

　　2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。

　　3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。

　　4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。

　　5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

　　6、严格做好声像档案的保密工作。

　　十三、实物档案管理制度

　　为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。

　　1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。

　　2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

　　3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。

　　4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。

　　5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。

　　6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。

　　7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。

　　十四、档案保密制度

　　1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。

　　3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

　　4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

　　5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

　　6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

　　7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

　　8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

　　9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。

　　10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

　　十五、档案鉴定销毁制度

　　1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

　　2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。

　　3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

　　4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

　　5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。

　　6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

　　7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

　　8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

　　十六、档案利用制度

　　1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

　　2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。

　　3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

　　4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

　　5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

　　6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

　　7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。

　　8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。

　　10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

　　11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。

　　十七、档案统计制度

　　1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

　　2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

　　3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

　　4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

　　6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

　　7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

办工桌、电脑、网线、文件柜、椅子、打印机、空调、饮水机、拖布、计算器、订书器、笔筒、胶带、直尺、各种笔、复写纸、打印纸、收据、印泥、保险柜、会计用品，老板的办公室还要有沙发、茶几、小盆景、花、鱼缸、字画、常青树、无线网卡、无线路由、签字笔等。

办公室行政工作内容：

1.对工作进行定位和岗位职责的划分，明确岗位职责。在管理工作中对每一个事情都要明确到具体的责任人，避免出现管理上的空白，但是也要注意可以一个人负责多件事，绝不能几个人同时分管一件事情；

2.强化公司相关制度，以及相关使用表格。文件正式的格式，文件发放与回收管理流程，物品采购审批流程，车辆管理容易出现弊端。制度的强化，使工作中的矛盾与弊端就会越少。

办公室人员分为办公室主任和一般工作人员。各自的工作职责如下:

一、办公室主任主要职责  

（1） 负责公司办公室对内、对外发函、申请、通知等文件的起草；

（2） 负责安排公司日常后勤工作，包括车辆、绿化、环境卫生、会务、接待、办公用品等，为各部门做好服务工作；

（3） 协助公司各种管理规章制度的建立、修订及执行监督；

（4） 协助建立公司行政办公费用的预算并控制行政办公费用在预算内执行；

（5） 配合公司进行企业文化的建立；

（6） 作好领导的参谋，及时为公司领导提供信息和建设性意见；

（7） 督促有关部门及时完成公司各项工作，并将监督情况及时反馈给领导；

（8） 负责公司对外联系、宣传工作；

（9） 负责本部门员工的评估与考核；

（10） 完成领导交办的任务。

二、办公室文员：

1、接听、转接电话；接待来访人员； 

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作； 

3. 负责总经理办公室的清洁卫生； 

4. 做好会议纪要；

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。；

6. 负责传真件的收发工作； 

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记； 

8. 做好公司宣传专栏的组稿； 

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责； 

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管； 

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表； 

12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续； 

13 社会保险的投保、申领； 

14 统计每月考勤并交财务做帐，留底； 

15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭； 

16. 接受其他临时工作。